Con el fin de optimizar sus medios de control durante sus inventarios, la empresa franco-española Novastock se ha equipado con impresoras portátiles Citizen. Esta inversión ha permitido a la empresa ahorrar tiempo durante la fase de verificación de los datos mediante la impresión a distancia de los tickets de control. Además, estas impresoras de tecnología avanzada están equipadas con sistemas de vigilancia y de alerta que hacen posible reaccionar rápidamente en caso de error.

Realizar un inventario de las existencias es una operación que requiere una gran precisión de organización y unos medios técnicos impecables. Tanto a nivel de las pequeñas tiendas de moda como de grandes almacenes de varios miles de metros cuadrados, resulta esencial optimizar el tiempo y los recursos disponibles durante las operaciones, manteniendo al mismo tiempo un alto grado de confiabilidad.

Para los equipos de Novastock, que opera en toda Europa para las grandes y medianas superficies (GMS) y el mundo industrial, combinar los requisitos de tiempo y la calidad es una tarea diaria. Sébastien Gavanon, director de TI en Novastock, nos indica que “Durante un inventario, los movimientos de existencias y los mecanismos de reposición se congelan, es por eso que nos comprometemos a realizar los inventaros en tiempo reducido, por lo general de cinco horas, para permitir que el almacén y la tienda vuelvan a ser operativos al 100% rápidamente. Esta limitación de tiempo explica nuestra fuerte exigencia en términos de plazos”.

Mejorar la capacidad de respuesta
A estos breves plazos de tiempo se añade la necesidad de llevar a cabo controles sistemáticos para garantizar la más alta calidad de servicio. En efecto, un inventario Novastock implica una transferencia de información desde los terminales de introducción de datos a una estación central a través de Wi-Fi. Por su naturaleza, la operación de introducción de datos da lugar a un riesgo de errores que deben ser detectados y corregidos durante la fase de control. Para minimizar este riesgo, es esencial garantizar la fiabilidad de la introducción de datos de cada operador desde el inicio del inventario. “Necesitábamos una manera de controlar rápidamente para mejorar la capacidad de respuesta. El reto consiste en detectar un error de inmediato y garantizar de este modo la fiabilidad del inventario”.

En este contexto, Novastock decidió dotarse de una herramienta de control específica. La solución utilizada hasta ahora dependía de impresoras fijas situadas en un puesto central, lo que obligaba a los equipos a numerosos desplazamientos para llevar a cabo sus funciones de control. “Consciente de la posible optimización de este proceso, decidimos automatizar esta fase de difusión de información utilizando impresoras portátiles inalámbricas que los responsables del sector llevan en el cinturón, y generan tickets de control directamente utilizables”.

Controlar las operaciones lo antes posible
En concreto, Novastock ofrece a sus clientes equipos de hasta más de 150 operadores para realizar un inventario. El personal in situ se divide en varios equipos, cada uno compuesto de ocho a diez operadores, y supervisados por un jefe de área. Cada jefe de área se encarga de supervisar el trabajo de su equipo y de las impresoras que le corresponden. El objetivo consiste en controlar el trabajo de los operadores y supervisar la correcta introducción de datos mediante la impresión de fichas de control. Para ello, Novastock ha decidido equiparse con impresoras portátiles CMP-30 de Citizen que funcionan a distancia. El operador puede escanear una serie de artículos y las fichas de control llegan directamente a su jefe de área. Este nuevo equipo permite a Novastock eliminar la tarea de transferir la información, que consistía en llevar los tickets de control desde el puesto central donde se imprimían, a los jefes de área. Este anterior método generaba una pérdida de tiempo perjudicial para la empresa: “A menudo, un miembro del personal se encargaba de llevar a cabo dicha transferencia de información”, explica Sébastien Gavanon. “A partir de ahora, esa persona ejerce una tarea con mayor valor añadido”.

Otra contribución de la impresora portátil CMP-30 de Citizen es utilizar las nuevas herramientas de control de Novastock que permiten saber con precisión y en tiempo real qué producto se ha escaneado, en qué lugar y en qué momento. “El objetivo es controlar la calidad del trabajo de escaneado e introducción de datos realizado”, precisa Sébastien Gavanon, “con el fin de constatar desde el principio si un operador realiza correctamente la introducción de datos. Si comete un error, su jefe es informado inmediatamente y puede actuar en el origen del problema. La idea es reaccionar con rapidez, ya que el tiempo es muy limitado y nos compromete frente a nuestros clientes”.

Una inversión que actualmente da sus frutos
Hasta la fecha, Novastock ha adquirido cerca de treinta impresoras CMP-30. Esta inversión ha resultado acertada para los inventarios de la gran distribución y de los almacenes, donde las distancias son particularmente importantes.

Otra ventaja de las impresoras Citizen es la versatilidad. De hecho, es posible establecer diferentes tipos de conexiones: en la red a través de Wi-Fi y TCP/IP, mediante conexión directa al lector o en el puerto USB de un ordenador. En otras palabras, la impresora y el lector pueden conectarse entre sí en la misma red Wi-Fi, o cuando el lector está conectado directamente a la impresora, los dos elementos se pueden comunicar de manera autónoma y superar de este modo los problemas relacionados con la distancia. Pero también es posible utilizar este equipo tecnológicamente avanzado de forma sencilla, conectándolo a un PC como una impresora convencional.

“Estas diferentes posibilidades de conexión han convertido a la impresora CMP-30 de Citizen en una herramienta adaptada a cualquier tipo de operación. Por otra parte, la ligereza de este modelo – hemos pasado de equipos que pesaban 2,9 kilos a las impresoras que no superan los 600 gramos – y su pequeño tamaño nos beneficia en gran medida a la hora de transportar el material, así como a nivel de logística y de comodidad en el trabajo para los equipos”.

Después de invertir en las impresoras Citizen y gozar de un apoyo real por parte del fabricante durante la fase de prueba, la programación y entrega de una documentación técnica perfectamente adaptada a las necesidades de Novastock, los beneficios para la empresa son evidentes en lo referente a la búsqueda de fiabilidad. Prueba de esta mejora es que los clientes más exigentes siguen depositando su confianza en Novastock a la hora de realizar sus inventarios. “Entre ellos se incluye una tipología de clientes para los que la fiabilidad es un punto sensible, como en el caso de los GMS y las empresas de bricolaje, que no toleran un error superior al 1%”.