El uso de la factura electrónica creció en 2018 un 15% respecto al año anterior, alcanzando los 182 millones de e-facturas entre las empresas españolas

El pasado mes de abril entró en vigor el uso de la factura electrónica bajo el estándar B2G (Business-to-Governement, por sus siglas en inglés) referido a las operaciones realizadas entre las empresas y el Estado dentro de la Unión Europea. Desde entonces, y de acuerdo con normativas europeas y españolas, son muchas las empresas que han aumentado el uso de la factura electrónica. Según el estudio “Comparativa de facturación electrónica 2017-2018″, realizado por SERES, en 2018 se utilizaron casi 182 millones de facturas electrónicas, lo que supone un aumento del 15% respecto al año anterior.

La Agencia Tributaria define la factura electrónica como “una factura que, ajustándose a los requisitos establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de facturación, ha sido expedida y recibida en formato electrónico”. El uso de este tipo de estándares comunes ha generado iniciativas empresariales que comparten un mismo objetivo: acelerar la transformación digital, generando grandes beneficios tanto para los negocios como para las Administraciones Públicas y facilitando la comunicación de datos.

Grandes empresas: obligación y digitalización administrativa
En el caso de las grandes empresas, el uso de la factura electrónica nace como una obligación, tras la entrada en vigor del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) puesto en marcha por la Agencia Tributaria en julio de 2017. Este sistema de declaración del IVA obliga a todas las empresas inscritas en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME), a las grandes empresas con una facturación superior 6.010.121,04 € y a los grupos de IVA, a informar de sus movimientos y operaciones relacionadas con sus facturas a través de la sede electrónica de la AEAT. Uno de los requisitos para que las grandes empresas puedan utilizar el SII es contar con un software que sea compatible con la Agencia Tributaria y que permita la emisión y recepción de las facturas electrónicas. Por lo que, en muchos casos, el uso de ERPs que coordinen la gestión digital de la empresa, se convierte en una necesidad.

Pymes: la factura electrónica para impulsar la gestión
Sin embargo, la factura electrónica puede suponer una ventaja para las pymes españolas, ya que dinamiza las gestiones empresariales, impulsa la transformación digital de los pequeños negocios y permite que las pymes dediquen menos tiempo a la manipulación y gestión de archivos, así como supone mayor control del proceso administrativo. De hecho, según el estudio, las medianas empresas se sitúan a la cabeza en el uso de la facturación electrónica con un 45,48% de la emisión y un 35,57% de la recepción. Les siguen de cerca las microempresas que han aumentado la emisión y recepción de e-facturas en 2018 en un 1,5% y un 2,6% respecto al 2017.

La facturación electrónica ha sabido potenciar un aspecto valioso para las empresas: el ahorro en los costes de gestión. Se calcula que, en 2018, las empresas españolas alcanzaron un ahorro de 1.148.117.849 de euros gracias al uso de la factura electrónica. Estos beneficios también se venreflejados en el ahorro del tiempo dedicado a la gestión de la facturación, cifrado en el equivalente a 389 años laborables solo en 2018, y en el aprovechamiento de recursos como el papel, con su contribución con la preservación del medio ambiente.

ERP, un aliado en la comunicación con la Administración Pública
La tendencia iniciada con las normativas europeas, y potenciada por las AA.PP. españolas, está al alza en el modelo B2G y, en los próximos años, seguirá haciéndolo dentro en el modelo B2B. Es por eso que, tanto para las grandes empresas como para las pymes o microempresas, se hace necesario contar con un ERP que les permita hacer frente a estos requerimientos legales. El uso de software de gestión permite a las empresas, independientemente de su tamaño, controlar el flujo de emisión y recepción de facturas de forma centralizada y mantener su información al alcance de todas las áreas que requieran hacer uso de los datos en un momento específico. Y en vista del aumento del uso de la e-factura en los últimos años, el uso de ERP por parte de las empresas se convierte en una inversión eficaz, que puede ahorrar a las empresas muchos costes y problemas administrativos tanto en el presente como en el futuro.

Por otro lado, la implementación de la factura electrónica ha supuesto un importante impulso a la transformación digital de las empresas y permite que, tanto el cliente, como la empresa, como la administración pública hablen el mismo idioma, agilizando los procesos de gestión empresarial. Conscientes de ello, las novedades del ERP CS v26 de PHC Software, incluyen funciones adaptadas y actualizadas con la el sistema SII. Entre estas funcionalidades se encuentra la posibilidad de crear alertas en el software, utilizando la framework, para calendarizar las comunicaciones de las facturas y evitar errores; además de contar con la posibilidad de validar de forma automática el NIF de la empresa, gracias a la comunicación vía webservice con la AEAT.

España se sitúa como 4º país a la cabeza del ranking europeo en el uso de soluciones ERP, tan solo superado por Bélgica, Países Bajos y Lituania

España supera en 12,2 puntos porcentuales la media europea de empresas que usan software ERP, que se sitúa en un 33,8%

El porcentaje de empresas españolas que recurren a soluciones de gestión empresarial ERP se ha cuadruplicado en la última década

En los últimos años, tanto las empresas españolas como las europeas han adoptado de forma progresiva soluciones tecnológicas dentro de sus proyectos de transformación digital que les ayudan en la gestión diaria de sus procesos de negocio. El software de gestión empresarial ERP (Enterprise Resource Planning) se ha convertido en una de las herramientas más solicitadas por las empresas europeas, y así lo demuestran los datos recogidos por la Comisión Europea, que reflejan un incremento en el uso de soluciones ERP tanto en las empresas españolas como en las europeas. Según los últimos datos publicados por Eurostat correspondientes al año 2017, el 33,8% de las empresas europeas recurren a sistemas ERP en sus negocios, una cifra que prácticamente se ha duplicado si lo comparamos con los datos correspondientes al año 2007, que situaban la media europea en un 17,4% del total.

Para João Sampaio, director de la Unidad de Negocio Internacional de PHC Software; “hoy en día es complicado administrar una empresa sin un software que te facilite la gestión diaria. El software ERP no sólo permite gestionar el área financiera, sino que ha madurado hacia otras áreas como la gestión logística, de equipos, proyectos, flotas de transporte o clientes. La tecnología ha evolucionado ocupando una posición esencial para lograr niveles de gestión superiores que no solo generen entornos más competitivos, sino que favorezcan la automatización de procesos y colaboración de áreas y equipos”.

El crecimiento en España ha sido más acentuado. Según los datos aportados por Eurostat, en el año 2007 tan solo el 12,5% de las empresas españolas contaban con software ERP, posicionando a España a la cola del ranking de países europeos, en el puesto 23. En 2017, el panorama es completamente opuesto. El 46% de las empresas españolas afirman contar con soluciones ERP para la gestión empresarial, 33,5 puntos porcentuales por encima de los datos recogidos diez años atrás. Asimismo, España ha escalado posiciones en el ranking europeo, situándose como el 4º país a la cabeza en el uso de ERP, siendo únicamente superado por Bélgica (54%), Países Bajos (48%) y Lituania (46,7%).

Como apunta João Sampaio; “contar con soluciones de gestión se ha convertido en una necesidad y esto se ve reflejado en el alto nivel de implantación dentro de las empresas españolas. El potencial de un ERP reside en su capacidad de centralizar datos y crear relaciones entre procesos de negocio para encontrar áreas de mejora dentro de la empresa y facilitar la toma de decisiones. El software ERP pasa de ser de una mera herramienta de análisis y se convierte en una ventaja competitiva”.

Para ayudar a las empresas, PHC Software, desarrollador de soluciones de gestión empresarial, ha diseñado la solución PHC CS. Un innovador software de gestión y ERP, que permite a las empresas españolas mejorar su gestión, especialmente creando procesos más productivos y automatizados. Disponible en entorno desktop y web, la última versión de su solución de gestión y ERP está desarrollada para adaptarse de forma sencilla a cualquier tipo de empresa y ofrece mayor libertad de uso al poder gestionar las diferentes áreas de la empresa en cualquier lugar, momento o dispositivo.

La solución permite a la Compañía optimizar sus procesos de negocio

TRADICHEM, empresa  líder en la comercialización y desarrollo de activos nutracéuticos y APIs, ha implantado el software de gestión FAS-5SaaS, el software de gestión empresarial ERP-CRM de la  empresa AS Software.

Con la implantación de FAS-5 SaaS, TRADICHEM ha maximizado la eficiencia de sus procesos obteniendo información fiable e inmediata para la toma de decisiones así como disponer en todo momento de acceso siendo el modelo elegido de Software como Servicio (SaaS) alojado en el Data Center propio de AS Software.

La compañía ha logrado así una gestión de la empresa más integrada y eficiente al comunicarse los flujos de información de las diferentes áreas de negocio al implantar la funcionalidad en áreas de compras, ventas, logística, control de calidad, contabilidad,  comercial así como fabricación a corto plazo.

Con FAS-5 SaaS, la firma ha obtenido numerosos beneficios entre los que cabe destacar: un mayor control de stocks y planificación de necesidades de compras y producción; optimización del control de costes, calidad y procesos de producción; mejora de la gestión de ventas, etc.

Cabe destacar que TRADICHEM bajo esta modalidad en SAAS dispone de numerosas ventajas al disponer del software FAS-5 bajo la modalidad de SaaS como la máxima eficiencia en cuanto a la gestión y seguridad de los datos al poder acceder al programa y gestionar la empresa vía Internet, sin emulaciones, las 24 horas del día, todos los días del año.  Esto es posible gracias a que FAS-5 SaaS se encuentra alojado en el Data Center de AS Software Hosting, proveedor de servicios Data Center perteneciente también al grupo empresarial AS Group, lo que ofrece a TRADICHEM una alta seguridad, disponibilidad y coste cero en infraestructuras.

También le permitirá la descarga de los datos alojados en el Data Center del grupo, a su PC o servidor en el momento en que éste lo desee, pudiendo utilizarlos para su integración con otras aplicaciones de gestión u ofimáticas que utilice, así como manipularlos y tratarlos con total libertad, siendo este hecho independiente de la copia que diariamente realiza el Data Center para su mayor seguridad.

Por otra parte, gracias a la estructura de FAS-5, TRADICHEM dispone de la posibilidad de ampliar las funcionalidades del sistema implantando otras soluciones de FAS-5 (producción, gestión automática de almacenes, Cuadros de Mando, APP Fuerza de Ventas, etc.) con el fin de cubrir futuras necesidades de la organización, salvaguardando de este modo la inversión ya realizada.